Whistleblowing

WAYCO SRL 
Sede legale: Via San Giovanni Bosco, 3 – 38122 Trento 
Sede operativa: Via Caluso, 50 – 10034 Chivasso (Torino) 
PEC: info@pec.wayco.it REA: TN–24896 
Codice fiscale e numero iscrizione al Registro Imprese: 02774170225 

Scopo e principi 

La presente Policy definisce principi, ruoli, canali, modalità e tutele per la segnalazione (whistleblowing) di comportamenti illeciti, irregolarità, violazioni del Codice Etico, di procedure interne o della normativa applicabile, al fine di: 

• promuovere integrità, trasparenza e responsabilità in tutte le attività di WAYCO; 
• assicurare tutela effettiva a chi segnala in buona fede; 
• garantire gestione imparziale e riservata delle segnalazioni; 
• favorire il miglioramento continuo dei controlli interni. 

Ambito oggettivo 

Sono oggetto di segnalazione, a titolo esemplificativo: 

1. condotte contrarie al Codice Etico e alle procedure interne; 
2. corruzione, concussione, indebiti vantaggi, conflitti di interesse non dichiarati; 
3. frodi contabili, falsificazione di documenti, irregolarità amministrativo‑fiscali; 
4. violazioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro; 
5. violazioni in materia ambientale e di gestione rifiuti; 
6. violazioni su privacy e protezione dei dati; 
7. abuso o uso improprio di beni e informazioni aziendali; 
8. ostacolo alle attività di controllo e audit; 
9. ritorsioni o discriminazioni collegate a segnalazioni. 

Ambito soggettivo 

Possono effettuare segnalazioni: persone che, a vario titolo, interagiscono con WAYCO (p.es. personale, collaboratori, consulenti, fornitori o altri soggetti operanti nei siti o nell’interesse di WAYCO). La Policy si applica anche a segnalazioni anonime purché contengano elementi chiari e verificabili. 

Principi di trattamento delle segnalazioni 

• Buona fede e liceità: le segnalazioni devono essere mosse da un ragionevole convincimento, non strumentali o diffamatorie. 
• Riservatezza: identità del segnalante, dei segnalati e contenuti sono trattati con stretta riservatezza e limitazione dell’accesso alle sole funzioni autorizzate. 
• Imparzialità: le verifiche sono condotte da soggetti qualificati, senza conflitti d’interesse. 
• Tracciabilità: ogni segnalazione è registrata e gestita con tracciabilità delle fasi. 
• Proporzionalità: le misure adottate sono commisurate alla gravità dei fatti accertati. 
• Non ritorsione: è vietata qualunque misura ritorsiva, anche indiretta, verso chi segnala in buona fede. 

Canali di segnalazione 

WAYCO mette a disposizione canali dedicati e sicuri: 
1) Posta elettronica/PEC dedicata 

• PEC: info@pec.wayco.it (oggetto: “Segnalazione Whistleblowing – RISERVATA”). 
• Opzionale: casella email interna: sw@wayco.it 

2) Segnalazione cartacea riservata 

Busta chiusa contrassegnata “RISERVATA – Whistleblowing”, depositabile presso area riservata dell’unità locale di Chivasso (TO).
Tutti i canali garantiscono riservatezza e limitazione degli accessi. 

Contenuti minimi della segnalazione 

Per consentire una verifica efficace, la segnalazione deve includere, ove possibile: 

1. descrizione chiara e circostanziata dei fatti; 
2. luogo, data/periodo, unità/ufficio coinvolti; 
3. nominativi/ruoli delle persone coinvolte (se noti); 
4. evidenze disponibili (documenti, email, foto, riferimenti); 
5. indicazione di eventuali testimoni o soggetti informati; 
6. recapito per eventuali contatti (facoltativo, in caso di segnalazione non anonima). 

Ruoli e responsabilità 

Funzione Ricezione Segnalazioni (FRS): presidia i canali; registra, classifica e avvia l’istruttoria. 
Team di Verifica (TdV): nominato ad hoc; conduce l’analisi, raccoglie elementi, documenta le risultanze; può avvalersi di consulenti esterni. 
Direzione Aziendale: riceve gli esiti e delibera provvedimenti correttivi/disciplinari; garantisce risorse e indipendenza della FRS/TdV. 
Funzione HR/Legal/Compliance (secondo necessità): supporto specialistico, gestione misure, rapporti con autorità. 
ICT/Data Protection: presidio sicurezza dei canali e conformità data protection. 
Processo di gestione (workflow) 

Ricezione e protocollazione (T0)
▪ Assegnazione numero di pratica; classificazione (priorità, ambito, rischio). 

Valutazione preliminare (entro 10 giorni lavorativi)
▪ Verifica ricevibilità e completezza; richiesta di integrazioni (se contatto disponibile). 

Istruttoria/Verifica (entro 30–60 giorni lavorativi in base alla complessità)
▪ Raccolta informazioni; audizioni; analisi documentale/forense; tutela delle parti. 

Esito e raccomandazioni
▪ Report scritto con risultanze, misure correttive e azioni disciplinari (se del caso). 

Chiusura e feedback
▪ Comunicazione di chiusura al segnalante (se identificabile), nel rispetto della riservatezza. 

In presenza di rischi imminenti per persone, ambiente o patrimonio, WAYCO può adottare misure urgenti immediate. 

Tutela del segnalante e gestione delle ritorsioni 

• È vietata qualsiasi ritorsione (p.es. demansionamento, licenziamento, mancata promozione, trasferimenti ingiustificati, pressioni, minacce, isolamento). 
• Eventuali condotte ritorsive sono oggetto di procedimento disciplinare e possono comportare sanzioni fino alla risoluzione del rapporto (ove applicabile). 
• WAYCO garantisce supporto al segnalante (informativo e, ove necessario, organizzativo) durante la gestione della segnalazione. 

Protezione dei dati e riservatezza 

1. Trattamento dati conforme ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, integrità e riservatezza. 
2. Accesso alle informazioni limitato alle funzioni autorizzate; misure tecniche e organizzative per prevenire accessi non autorizzati. 
3. I dati personali non pertinenti sono cancellati; quelli necessari sono conservati per il tempo strettamente indispensabile alla gestione della segnalazione e agli adempimenti conseguenti. 
4. Diritti dei soggetti interessati esercitabili nei limiti compatibili con l’integrità dell’istruttoria. 

Documentazione, conservazione e controllo 

• Ogni pratica è documentata (ricezione, istruttoria, esito, misure) con tracciabilità e audit trail. 
• Conservazione in archivi protetti; controllo periodico su tempestività, qualità delle verifiche, efficacia delle misure adottate. 
• Reportistica aggregata alla Direzione, nel rispetto della riservatezza. 

Escalation verso autorità esterne 

Se emergono fatti potenzialmente costituenti reato o gravi violazioni, WAYCO valuta la segnalazione/denuncia alle autorità competenti. In tali casi, si preserva la catena di custodia delle evidenze e la riservatezza delle parti coinvolte. 

Misure correttive e disciplinari 

• In caso di violazioni accertate: misure correttive (procedure, controlli, formazione) e, ove applicabile, provvedimenti disciplinari proporzionati alla gravità (fino alla risoluzione del rapporto). 
• Segnalazioni in mala fede o strumentali: possibili interventi disciplinari/sanzionatori. 

Formazione e comunicazione 

• Programmi di formazione periodica su etica, segnalazioni, riservatezza e non ritorsione. 
• Comunicazione interna dei canali e della Policy; pubblicazione su intranet/canali aziendali e consegna ai nuovi ingressi. 

Monitoraggio e riesame 

La Policy è soggetta a riesame periodico (almeno annuale) e in occasione di cambiamenti organizzativi, tecnologici o normativi. Gli aggiornamenti sono approvati dalla Direzione e comunicati a tutto il personale. 

Entrata in vigore 

La presente Policy entra in vigore alla data di approvazione da parte della Direzione di WAYCO SRL e sostituisce eventuali disposizioni precedenti in materia di segnalazioni. 

Schema operativo sintetico 

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